Studien zeigen, wie viel Zeit in Planung und Controlling für Datensammlung, Prüfung und Konsolidierung verloren geht statt für Analyse und Steuerung.
Excel selbst ist schnell. Eine Formel ist schnell geschrieben, eine Tabelle schnell erweitert, eine Auswertung schnell gebaut. Und künftig mit KI noch einfacher.
Teuer wird Excel dort, wo viele Menschen, Dateien und Datenquellen zusammenkommen. Dann beginnt die Arbeit rund um Excel: Daten suchen, kopieren, zusammenführen, prüfen, abstimmen und wieder aktualisieren. Selbst mit KI.
Wie groß dieser Aufwand ist, zeigt die FP&A Trends Survey 2025.
Bei Planungs- und Controlling-Teams, die hauptsächlich mit Spreadsheets arbeiten, entfallen demnach rund 50 % der Arbeitszeit auf das Sammeln und Validieren von Daten. Nur 28 % der Zeit stehen für Erkenntnisse und daraus abgeleitete Maßnahmen zur Verfügung.
Das ist bemerkenswert. Denn gerade in Planung, Controlling und Unternehmenssteuerung sollte die eigentliche Arbeit darin bestehen, Zahlen zu verstehen, Entwicklungen zu erkennen und Entscheidungen vorzubereiten.
Nicht darin, Zahlen von einer Datei in die nächste zu kopieren.
Excel ist für fachliche und finanzielle Modelle kaum zu schlagen. Es ist flexibel, nahezu überall vorhanden und wird von den Fachbereichen verstanden. Modelle lassen sich schnell entwickeln und verändern.
Das Problem entsteht, wenn aus einem Modell ein Unternehmensprozess wird. Dann kommen weitere Anforderungen hinzu:
All das lässt sich mit Excel irgendwie organisieren. Aber mit wachsender Anzahl von Dateien, Personen und Prozessen steigt der manuelle Aufwand.
Eine weitere Untersuchung unter CFOs kommt auf rund zehn Stunden manuelle Planungs- und Controlling-Arbeit pro Woche für Datensammlung, Konsolidierung und Fehlerkorrekturen.
Zehn Stunden klingen zunächst nicht dramatisch. Über ein Jahr und viele Mitarbeiter betrachtet, sieht es anders aus. Bei beispielsweise 30 Beschäftigten, die regelmäßig mit solchen Prozessen arbeiten, wären das bei 46 Arbeitswochen:
30 Beschäftigte × 10 Stunden × 46 Wochen = 13.800 Arbeitsstunden pro Jahr.
Bei angenommenen Vollkosten von 80 Euro pro Stunde entspräche das rund:
1.1 Millionen Euro pro Jahr.
Das ist eine Beispielrechnung, keine Zahl aus der Studie. Sie zeigt aber, wie schnell sich scheinbar kleine manuelle Tätigkeiten in großen Organisationen summieren.
Die naheliegende Schlussfolgerung wäre: Excel muss weg. Das ist häufig die falsche Antwort. Denn die Modelle selbst sind meist gar nicht das Problem. In ihnen steckt viel fachliches Wissen, das über Jahre entstanden ist.
Sinnvoller ist es, Excel als Modellierungswerkzeug zu behalten und die Prozesse darum herum zu industrialisieren.
Daten müssen dann nicht mehr manuell verteilt und zusammengeführt werden. Modelle können zentral genutzt werden. Anwender arbeiten auf einem gemeinsamen Datenbestand. Berechtigungen, Prozesse und Änderungen werden nachvollziehbar.
So bleibt das, was Excel gut kann. Und der Teil, für den Excel nie gedacht war, wird von einer Plattform übernommen.
Quellen: FP&A Trends Survey 2025; AFP/APQC FP&A Benchmarking; CFO Budgeting and Forecasting Survey.
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